Архивирование почты в популярном клиенте Microsoft Outlook является актуальной проблемой. Это не сложная процедура, но рекомендуется быть методичным, чтобы не потерять ценную переписку.
Зачем нужна архивация почты?
Существует несколько причин для сжатия собственных архивов электронной почты. Первое — это безопасность. Архив шифруется и отправляется «в облако», где ему больше не угрожает опасность со стороны злоумышленников. Вторая — необходимость рационализации архивного пространства. Это особенно актуально, если организация большая и у нее просто нет возможности хранить все электронные письма в распакованном виде. Для небольших организаций это не так важно, но для крупных компаний и централизованных государственных учреждений этот совет определенно ценен.
Несомненным плюсом архивирования Outlook является централизация учетных записей и возможность применения гибкой политики разрешений.
Как узнать размер почтового ящика
Перед архивированием почты в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.
Существует два основных способа сделать это:
- Использование возможностей веб-интерфейса;
- Использование интерфейса самой программы.
Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс, сделайте следующее:
- Зайдите в свой почтовый ящик через браузер.
- Нажмите на значок настроек (обычно это стандартный значок в виде шестеренки) и найдите пункт «Настройки».
- В настройках учетной записи обычно указывается занятость самого почтового ящика.
В Outlaw процедура немного отличается:
- Вы должны нажать на пункт «Файл».
- Размер ячейки виден на вкладке «Подробности» в виде графической шкалы прогресса.
Автоматическая архивация
Резервное копирование почтового ящика обычно выполняется на клиенте Outlook. Архивирование может быть настроено автоматически или вручную. Для автоматического архивирования вам необходимо:
- открыть собственную учетную запись Outloud с помощью одноименной вкладки меню Файл;
- выберите «Инструменты очистки», а затем «Очистить почтовый ящик»;
- найти в интерфейсе кнопку автоархивации;
- При необходимости можно настроить автоматическое архивирование для определенной папки. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на нужной папке в контекстном меню Outlook, затем выберите Свойства / Архивация / Автоархивация;
- В разделе Настройки архива по умолчанию можно задать все необходимые параметры.
Что такое электронная почта? Инфографика
Архивируем вручную
Если вам не нужно автоматически архивировать всю корреспонденцию, вы можете создать архив вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Инструменты очистки / Архив.
В меню Архив установите необходимые параметры и нажмите Ok.
Оба описанных выше способа архивирования данных Outlook приводят к созданию файла архива данных, который при необходимости можно импортировать обратно или перенести архив на любой другой компьютер.
Перемещение в сетевой архив
Сетевой архив — это заранее подготовленное хранилище в локальной сети или Интернете. Обычно туда перемещаются ненужные письма. Перемещение в сетевой архив может быть организовано различными способами. Обычно для упаковки документов задается дополнительный временной интервал, но можно применить и правило переполнения. Это означает, что по истечении определенного периода времени документы помещаются в хранилище. Или диск заполняется до заданного размера — то же самое происходит при упаковке и переносе материалов.
Корреспонденцию для онлайн-архива можно отправить через веб-интерфейс следующим образом:
- чтобы открыть Outlook через браузер;
- В папке «Входящие» выберите письмо, которое нужно переместить;
- Нажмите «Передача» в веб-интерфейсе;
- Электронная почта начнет передаваться. Для перемещения большого архива требуется несколько десятков минут.
Обратите внимание, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовые ящики «больших» компаний, таких как Google. А навигационное меню обычно организовано аналогично стандартному Проводнику Windows. Поэтому освоение процедуры обычно не вызывает трудностей.
Письма в Autlux можно архивировать следующим образом: вы можете войти в любую папку с письмами, выбрать нужную корреспонденцию и затем в контекстном меню нажать Переместить — нужная папка. С помощью клавиш Ctrl и Shift процесс несколько автоматизирован: при нажатой клавише Shift выбираются все письма (выделите письмо, нажмите Shift и щелкните на последнем элементе нужного выделения), при нажатой клавише Ctrl каждое последующее письмо добавляется к выделению. Это стандартные сочетания клавиш для многих программ.
Популярные сервисы для создания электронной почты в вашем домене и их настройка
Как подключить архив на другом компьютере
Затем вы можете подключить архив в любой версии Outlook, включая 2010, 2013, 2016:
- Скопируйте архивный файл с расширением pst на другой носитель с помощью Проводника или других файловых менеджеров.
- Откройте Autlux на «машине», где будет выполняться восстановление.
- Выберите «Открыть и экспортировать».
- Затем выберите каталог, в котором вы хотите открыть копию архивного документа, и выберите искомый файл.
